Sigurno odbaci papir i elektronički PHI
Postoji nekoliko načina pravilnog zbrinjavanja zaštićenih zdravstvenih informacija. Pravilno zbrinjavanje zaštićenih zdravstvenih informacija (PHI) i drugih povjerljivih podataka jesu li papirni ili elektronički format uvjet HIPAA-e. Svaki objekt koji definira HIPAA kao pokriveno tijelo ima odgovornost osigurati privatnost i sigurnost podataka pacijenta, kao i održavanje povjerljivosti njihovog PHI.
Postoji niz rješenja koje vaš liječnički odjel može uspostaviti kako bi pravilno raspolagao PHI-om kada informacije više nisu potrebne.
Pravilno odlaganje papira PHI
Papir PHI nikada ne smije biti bačen u redoviti otpad. Stavljanje PHI u smeće ili dumpsters nije siguran način odlaganja PHI. Otpad i košare za smeće dostupni su javnosti i ne postoji način zaštite dokumenata od njihovog dobivanja i njihovog sadržaja. Tvrtke su kažnjene novčanom kaznom zbog nezakonitog odbacivanja PHI u kontejnerima s pacijentima, datumima rođenja, brojevima socijalnog osiguranja i drugim zaštićenim zdravstvenim informacijama.
Prije nego što se PHI može izbaciti, treba ga učiniti neodjeljivim usitnjavanjem ili paljenjem. Najsigurniji je način zaposliti uglednu tvrtku da uništi zapise. Pomozite svojim zaposlenicima u skladu s ovim postupcima:
- Stavite male posude na svaku radnu stanicu jasno označene kao "PHI FOR PROPER DISPOSAL ONLY - NE TRASH". To će spriječiti slučajno prekidanje podataka u otpadu.
- Obavezno pratite i sigurnu i nesigurna područja gdje se otpad odlaže kao mjera opreza za bilo koji PHI koji bi pacijent mogao odbaciti. Na primjer, na čekaonici i zahodi.
- Imajte na umu da određene informacije mogu biti potrebne dodatne zaštite kao što su brojevi socijalnog osiguranja, dijagnoza pacijenata i brojeve kreditnih kartica.
- Učinite to pravilom da se svi papirni dokumenti stave u kantu za recikliranje, bez obzira na to postoji li PHI ili ne, kako bi se izbjegla konfuzija.
- Napravite slučajne preglede kako biste bili sigurni da su svi usklađeni.
Pravilno odlaganje elektroničkog PHI
Elektronički PHI je manje vjerojatno da će zahtijevati zbrinjavanje. Međutim, ako vaš ured koristi bilo koju vrstu prijenosnih ili prijenosnih elektroničkih medija kao što su diskete, diskete ili flash diskovi, svakako izbrišite, izbrišite ili preformati sve informacije koje više nisu potrebne. Najbolji način je izbjegavanje korištenja kad god je to moguće.
Ako je potrebno odbaciti elektronički PHI, koristite softver za čišćenje ili hardver za prebrisanje osjetljivih podataka s neshvatljivim podacima. Ostale opcije uključuju čišćenje, koje zahtijeva snažno magnetsko polje da uništi podatke ili uništi uređaj pomoću metoda poput spaljivanja, uništavanja i taljenja. Tvrtke koje pružaju siguran otpis PHI papira također mogu pružiti siguran elektronički PHI raspolaganju.
Obavezno uklonite podatke s tvrdog diska računala koja više nisu u uporabi ili se prodaju na takav način da se spriječi povrat podataka. Budite u tijeku s usklađenosti s HIPAA kako biste bili sigurni da slijedite najnovije smjernice.