Kao voditelj medicinskog ureda odgovorni ste za mnogo toga. Vaše dužnosti uključuju, ali nisu ograničene na zadatke kao i;
- Unajmljivanje medicinskog osoblja
- Nadzor osoblja medicinskog osoblja
- Delegiranje dužnosti i nadgledanje završetka zadataka
- Obraćajući se bilo kakvim pritužbama zaposlenika, osiguravajućih društava, liječnika ili pacijenata na pravovremen i učinkovit način.
- Proračun
- Provedba i nadzor uredske politike i postupka
- Vodeći i ohrabrujući osoblje medicinskog osoblja
Bilo koja i sva ova zadaća mogu biti potrebna za svaki dan i tako mnogo više koji nisu ovdje navedeni. Zato je jedan od najvažnijih aspekata poslova voditelja medicinskog ureda koji vodi i potiče uredsko osoblje.
Mudra izreka kaže: "Ako mislite da vodite i da nitko ne slijedi, samo šetate". Da bi bio učinkovit uredski menadžer, važno je biti dobar vođa.
Postoje neke osobine koje su zajedničke najuspješnijim vođama. Prva od ovih zajedničkih osobina jest da je dobrotvoran vođa služitelj ili onaj koji u konačnici služi većoj svrsi od svoje. U medicinskom uredu to bi moglo značiti da upravitelj ureda stavlja ukupni uspjeh i dobrobit prakse u cjelini ispred vlastitih želja i potreba ili bilo kojeg zaposlenika.
To može biti neugodan dio posla, ali vođe koji su dosljedno pošteni, pravedni i pouzdani, otkrit će da će ih njihovi zaposlenici i liječnici poštovati i diviti se za donošenje teških odluka kada se svi ne slažu.
Druga uobičajena osobina među učinkovitim vođama i menadžerima jest da su promatrači.
Vodeći su čelnici koji znaju što se događa među onima koje vode. To su voditelji koji dobro prepoznaju dobar posao i koji se suočavaju sa siromašnim radnim navikama ili problemima kako se dogode, prije nego što imaju priliku rasti u teškim ili neupravljivim okolnostima. Knjiga One Minute Manager Ken Blanchard je veliki resurs za svakoga tko želi postati najučinkovitiji i učinkovitiji. Te knjige su alegorije veličine bajki koje se mogu čitati za sat vremena i tako ispunjene praktičnom mudrošću koja se može provesti odmah. To se posvećuje drugoj zajedničkoj osobini među izuzetnim vođama; cjeloživotno učenje.
Većina neuobičajeno produktivni lideri kontinuirano se uče i rastu. Oni stavljaju veliki naglasak na učenje novih i boljih načina rješavanja sebe i njihovog poslovanja. Oni ostaju u korak s promjenama u svojim stručnim područjima i dosljedno se daju samoanalizaciji i samoizgradnji. Ovi lideri često su mentori koji su sretni dijeliti svoje znanje i mudrost s drugima na poticajne i korisne načine.
Sljedeća zajednička osobina koja ide ruku pod ruku s praćenjem učinkovito komunicira. Uspješni vođa komunicira jasno, potpuno i učinkovito.
Važnost toga ne može biti precijenjena, osobito u medicinskom okruženju, jer često puta potrebe medicinskog ureda su vremenski osjetljive. Komunikacija se često pogrešno shvaća samo kao verbalna. Istina je da komunikacija dijeli ideju, informacije ili osjećaje i postiže se ne samo riječima nego i jezikom tijela, kontaktom očima, osobnim interakcijama i pisanom riječju. U uredu, ako menadžer kaže "dođi k meni s bilo kakvim idejama ili problemima koje imate", ali nikad ne govori sa svojim zaposlenicima ili ih odreže kad pokušaju izraziti misao ili zabrinutost, onda se primila mješovita poruka i povjerenje je slomljen.
Kada su uredski zapisi nejasni, sastanak je pun nagrada i pritužbi bez jasnih rješenja, komunikacija se zaustavlja, a često se zbunjenost i obrambenost zauzimaju za razumijevanje.
To su samo neke od mnogih osobina produktivnog i korisnog upravitelja ureda. Popisi odgovornosti su raznoliki i mnogi, ali to je posao koji nikada nije dosadan, a često i prilično nagrađivanje.