4 koraka za telefonsku etiketu

Pristojan, dosljedan način telefona u medicinskom uredu

Ima li recepcionar izvrsna telefonska etiketa? Važno je da vaše medicinsko osoblje dosljedno ponudi pristojan, dosljedan način telefona. Kada pacijent nazove, način na koji osoblje recepcije obavlja telefonski poziv određuje način na koji se vaš objekt percipira.

Kao jedan od najčešće korištenih sredstava komunikacije, telefonska komunikacija ne smije se lagano uzimati. Često je prva interakcija koju medicinski ured ima s pacijentom. Evo nekoliko osnovnih savjeta koje osoblju medicinskog osoblja možete ponuditi za poboljšanje telefonskog etiketa.

1 -

Budi aktivan slušatelj

Tehnika naziva "aktivno slušanje" korisni je alat za osiguravanje razumijevanja. U ovoj tehnici, slušatelj će preformulirati informacije koje su čuli u svojim riječima. Ako su te informacije točne, zamjena je dovršena, ako ne i pošiljatelj informacija može ispraviti bilo kakve nesporazume u ovom trenutku. Ova razmjena traje samo malo više vremena i učinkovito je sredstvo za stvaranje odgovornosti jer svi koji su uključeni u razmjenu znaju da su očekivanja jasna i razumljiva.

• Usmjerite se na zvučnik
• Zanimljivo je
• Pokušajte ne prekidati
• Budite svjesni svoje neverbalne komunikacije
• Izbjegavajte razgovor s nekim drugim
• Pazite na to pitanje o kojem se raspravlja

2 -

Imati dobre načine telefona

Dobar način telefoniranja jednostavan je zadatak. Da biste imali dobre načine telefoniranja, jednostavno znači biti profesionalni i tretirati druge na način na koji želite biti tretirani ako ste bili pozivatelji. Neki primjeri uključuju:

• Odgovori brzo, barem trećim prstenom
• Odgovorite s imenom i prijateljskim pozdravom
• Osmijeh, pozivatelj može čuti vaš osmijeh kroz telefon
• Govorite polako i jasno
• Nikada nemojte žvakati hranu, gume niti piti dok ste na telefonu
• Zatraži dozvolu prije stavljanja pozivatelja na čekanje

3 -

Održavati povjerljivost

Održavanje povjerljivosti bolesnika ne samo da pacijenti osjećaju sigurno oko liječenja u vašem medicinskom objektu, nego je i zakon. Svaka organizacija koja pristupa informacijama o zdravlju pacijenata smatra se pokrivenim entitetom i zakonom je dužna poštivati ​​odredbe HIPAA-a ili se suočiti s građanskim i / ili kaznenim kaznenim djelima. Neophodno je da medicinski zapisi ostaju povjerljivi, a osobe koje nemaju odgovarajuće odobrenje ne mogu ih pristupiti. Objavljivanje o zaštiti zdravstvenih informacija (PHI) pacijenta bez njihovog odobrenja smatra se kršenjem pravila o privatnosti.

• Budite oprezni u vezi s podacima koji se daju preko telefona
• Zamolite pacijenta da dade svoj broj socijalnog osiguranja da se identificiraju
• Imajte na umu da drugi pacijenti mogu čuti vaš razgovor
• Ako pozivatelj nije pacijent, nikada ne razgovarajte o osobnim podacima bez dopuštenja

4 -

Stvari koje treba razmotriti

Telefonska etiketa nije samo ono što kažete ili što radite, tako je i kako to kažete i kako to radite. Razmislite o njima sljedeći put kada razgovarate s pacijentom ili drugim klijentom na telefonu.

• Uvijek im zahvaljujte na pozivu
• Nikad nemojte spustiti slušalicu
• Prilikom uzimanja poruka, dobiti što je moguće više informacija
• Ostanite mirni i pristojni, čak i kada vam je pacijent nepristojan