5 Komponente za učinkovite interne kontrole

Spriječiti i otkriti ponašanje zaposlenika u vašem medicinskom uredu

Unutarnje kontrole definiraju se kao proces koji služi za obeshrabrivanje prijevara, zaštitu resursa tvrtke i osiguravanje usklađenosti sa zakonima i propisima. Interne kontrole su učinkovite samo ako su određene posebnim potrebama medicinskog ureda, provedene, praćene i izmjerene kako bi se osiguralo da funkcioniraju prema planu.

Medicinski ured mora proaktivno pristupiti sprečavanju i otkrivanju ponašanja zaposlenika tako što ima pravilnu politiku vezanu uz unutarnje kontrole. Prevencija i otkrivanje igraju vrlo važnu ulogu u svakom procesu interne kontrole minimizirajući određenu razinu rizika.

1 -

Unajmljivanje prakse

Zapošljavanje najboljeg osoblja medicinskog osoblja učinkovit je način jačanja procesa unutarnjih kontrola. Zapošljavanje osoblja koje je kompetentno, pouzdano i pouzdano uz temeljito pripreme kandidata je samo dobar poslovni smisao. Pozadinske provjere i referentne provjere su jednostavni načini za uklanjanje svih loših jabuka i odvraćanje određenih ljudi od prijave za posao.

Iako prethodnim poslodavcima nije dopušteno da daju bilo kakve informacije osim statusa zaposlenja i pravo na rehire, možete zatražiti da podnositelji prijava daju kontakt podatke za prethodne supervizore ili suradnike kako bi dobili detaljnije informacije. Pozadinske provjere, uključujući kreditne provjere, također pružaju detalje o osobnoj povijesti podnositelja zahtjeva.

Više

2 -

Razdvajanje dužnosti

Odvajanje dužnosti sprečava jednog zaposlenika da preuzme odgovornost za više transakcija koje uključuju upravljanje financijama. Kad god se zaposlenik mora nositi s novcem, treba postojati jedna osoba koja ovlašćuje određene transakcije, drugu osobu koja je odgovorna za obradu, a druga za usklađivanje i evidenciju. To osigurava da nitko ne može obavljati zadatke koje druga osoba ne otkriva ili pregledava.

Razdvajanje dužnosti otežava gubitak bilo koje količine novca, bilo da se nalazi na razini recepcije ili administrativnoj razini medicinskog ureda. Kada zaposlenici znaju da se svaki proces prati i prati, potiče točnost i poštenje u obavljanju zadataka.

3 -

Dokumentacija

Svaka financijska transakcija trebala bi imati papirnatu stazu. Dokumentacija nije samo praksa pisanja ili dokumentiranja akcija, već i čuvanja kopija svih financijskih evidencija kao što su fakture i doznaka plaćanja. Zaposlenici bi trebali biti svjesni da nikada ne izvršavaju transakciju na temelju verbalnog zahtjeva.

Važeća dokumentacija uključuje službene obrasce medicinskog ureda, zaglavlje pisma ili fakture i treba ih potpisati, kada je to potrebno. Provjere trebaju uvijek imati fakturu, kao i povrat, prijenos novca ili plaćanje. Novac bi trebao biti prihvaćen, nikada ne smije biti predan samo ako se ne vratite pacijentu na promjene. Usklađivanje blagajne treba također biti dokumentirano na početku i kraju svake smjene.

4 -

Fizičke i elektroničke zaštitne mjere

Korištenje sefova, alarmnih sustava, fotoaparata i bravica može pomoći medicinskom uredu u zaštiti podataka, inventara, imovine i novca.

1. Čuvajte sve blagajne, čekove i knjige računa zaključane u sef s ograničenim pristupom osoblja medicinskog osoblja. Kombinacije treba redovito mijenjati.

2. Imajte na raspolaganju alarmne sustave za poslijepodnevne i neoperativne dane.

3. Kamere mogu biti postavljene na svaki ulaz i izlaz, na recepciji i usmjerene na sef.

4. Držite vrata u sobu za napajanje i / ili ljekarni ormarić uvijek zaključanu i dopustite samo pristup određenim područjima po potrebi.

Elektronička zaštitna mjera uključuje korištenje lozinki i ograničavanje pristupa samo ovlaštenim osobama.

5 -

Operacije nadzora

Bilo koji proces interne kontrole bio bi nepotpun, bez načina praćenja operacija. Nadzor unutarnjih kontrola obuhvaća pregled svakodnevnih operacija kako bi se osiguralo da procesi pravilno funkcioniraju.

1. usklađivanje gotovine

2. Revizija računa ili grafikona

3. Potvrda usporedbom izvješća

4. redovite provjere inventara

Održavanje bliskih pogleda na sve procese je neophodno, ali prije svega upravitelj medicinskog ureda mora:

1. Uspostaviti pravila i ciljeve

2. Komunicirajte ih svim zaposlenicima

3. Osigurajte povratne informacije redovito