Kako biti jasan i sažet
Pomoću planiranja i skrbi, upravitelj medicinskog ureda može povećati učinkovitost i učinkovitost uspješnim komunikacijskim tehnikama i praksom. Komunikacija je jedan od najvažnijih alata u bilo kojem odnosu, bilo osobnom ili profesionalnom. U medicinskom uredu, jasna komunikacija među osobljem bitna je za osiguranje kvalitete skrbi o bolesnicima.
Komunikacija je dvosmjerna
Da bi se komunikacija završila, moraju postojati ideje ili informacije koje treba podijeliti, netko tko će dati informacije ili ideju, i netko tko će primiti te informacije.
Komunikacija je najbolja kada je recipročna, što znači da se ideje i informacije dijele dvoje ljudi, uz svaki davanje i preuzimanje od razmjene. Kada je komunikacija jednostrana, mogućnost pogrešnog komuniciranja ili nesporazuma je visoka, a to dovodi do neostvarenih očekivanja i loših rezultata.
U vezi, najčešće se vratimo i ispričavamo se zbog bilo kakvog nesporazuma i pokušavamo ponovno. No, u medicinskom uredu, pogrešno komuniciranje može biti skupo i fizički i financijski. Studije među najdjelotvornijim vođama pokazuju da je komunikacija najvažnija vještina koju voditelj ili vođa može posjedovati i koristiti.
Učinkovito komuniciranje u postavu medicinskog ureda
Da bi komunicirao najdjelotvornije, jasna i sažeta informacija ključna je.
Bilo je li u pisanom obliku komunikacije, putem e-pošte ureda , jedne na jednoj interakciji ili u grupnoj postavci, važno pridržavati se teme pri ruci i ne odstupiti od točke. Korištenjem pet W i H pristupa novinarstva pomoći će da se usredotočite na problem:
- Tko: tko treba podatke koji se dijele? Tko će utjecati na ove informacije? Tko je ili će biti odgovoran?
- Što: Koje korake treba poduzeti? Koji se ishod želi? Koji su resursi potrebni za dovršavanje procesa ili projekta? Koje su okolnosti koje izravno utječu na ovo pitanje?
- Zašto: Zašto je to važno? Zašto je uključena osoba koja prima te podatke?
- Gdje: gdje će se održati događaj, sastanak, posao? Gdje su materijali ili podaci potrebni za dovršenje projekta?
- Kada: Kada je sastanak? Kada je rok? Kada se traži povratna informacija ili napredak?
- Kako: Kako će se mjeriti uspjeh? Kako će se ocjenjivati izvedba? Kako će završetak biti siguran?
Budite jasni i sažeti - uklonite čavrljanje i puhanje
Ovo su samo nekoliko pitanja koja bi se mogla pozabaviti kako bi informacije bile jasne i sažete. Još jedno dobro pravilo kada se obraćamo drugima je: "Reci što misliš, a misliš što ti kažeš."
Kada drugi znaju da dajete smislenu informaciju i povratne informacije, vjerojatnije je da ćete ih intenzivnije slušati i poštovati vašu razmjenu. Menadžer koji neprestano razgoni, neprestano razgovara o ne-poslovnim pitanjima ili ometa temu tijekom sastanaka bit će manje učinkoviti jer će njihovi zaposlenici početi usklađivati "pahuljice". Iako je važno imati radni odnos sa svojim suradnicima i zaposlenicima, jednako je važno imati profesionalnu svijest.
Dajte povratne informacije - aktivno slušanje
Povratna informacija je još jedan važan dio učinkovite komunikacije. Slušanje povratnih informacija pomoći će svim stranama da razumiju. Tehnika naziva "aktivno slušanje" korisni je alat za osiguravanje razumijevanja. U ovoj tehnici, slušatelj će preformulirati informacije koje su čuli u svojim riječima. Ako su te informacije točne, zamjena je dovršena, ako ne i pošiljatelj informacija može ispraviti bilo kakve nesporazume u ovom trenutku. Ova razmjena traje samo malo više vremena i učinkovito je sredstvo za stvaranje odgovornosti jer svi koji su uključeni u razmjenu znaju da su očekivanja jasna i razumljiva.
Prednosti jasne komunikacije u medicinskom uredu
Jasna i učinkovita komunikacija štedi vrijeme, novac i pogoršanje. Kada sve strane shvate što je potrebno, očekivani i prihvatljivi, napredak je sigurniji. Kada sve strane shvate zašto je nešto neophodno, osjećaju se poštovanima. Kada se razmijene ideje i razmotre povratne informacije, sve strane se osjećaju uključene i važne za taj proces. Ti osjećaji uključenosti i važnosti presudni su za moral ureda i sveukupni uspjeh prakse.