Smjernice za mrežnu poštu e-pošte

Elektronička komunikacija danas postaje sve popularnija od telefonskih poziva, "puževa" i, čak iu nekim slučajevima, sastanaka licem u lice. U bilo kojem profesionalnom okruženju, uključujući medicinski ured, važno je razmotriti nekoliko stvari prilikom slanja e-pošte suradnicima, pacijentima, liječnicima, bolnicama, dobavljačima ili drugim stručnjacima.

Ljudi provode veliki dio dana otvaranja i čitanja e-pošte.

Vrijedno vrijeme ne smije se izgubiti na neučinkovite i nevažne e-poruke. Isti profesionalizam koji biste koristili na telefonu, dopisivanje pošte ili licem u lice također treba izraziti putem e-pošte. Uvijek imajte na umu da je e-pošta oblik komunikacije i način na koji prijemnik interpretira poruku je jedina stvar koja je važna.

Prije kreiranja i slanja e-pošte, zapitajte se nekoliko pitanja.

Etiquette e-pošte pravila # 1

Razmislite o sadržaju vaše poruke prije nego što pritisnete SEND . Provjerite je li e-pošta odgovarajući oblik komunikacije za vašu poruku umjesto telefonskog poziva ili sastanka. Imajte na umu da sadržaj treba odražavati sliku i razinu profesionalnosti koja se očekuje od vašeg medicinskog ureda.

Nemojte slati, prosljeđivati ​​niti odgovarati na e-poštu koja sadrži opscenu, uvredljivu, klevetničku, klevetničku, rasističku ili seksualnu prirodu. Kazne mogu biti ozbiljne za Vas i Medicinski ured.

Etiquette e-pošte pravila # 2

Koristite odgovarajuću gramatiku, interpunkciju i pravopis. Opet, vaša poruka odraz je vašeg medicinskog ureda.

Također, obavezno držite poruku sažetom i upotrijebite odgovarajući raspored za vašu poruku, što olakšava čitanje. Ispravite e-poruku prije nego što kliknete SEND .

Nemojte upotrebljavati sve CAPS jer se smatra da vikanje ili vrištanje u online svijetu. Koristite podebljano ili kurziv da naglašavate riječ ili frazu. Isto tako, izbjegavajte upotrebu izuzetno fancy ili čudnih fontova jer to otežava čitanje e-pošte.

Etiquette e-pošte Pravilo # 3

Provjerite je li e-pošta poslana odgovarajućem primatelju (e). Informacije u medicinskom uredu, osobito vezane uz informacije o pacijentima, trebaju se dijeliti samo o potrebi poznavanja baze. Također, uzmite u obzir da ljudi mogu razmotriti informacije koje nisu relevantne za njih kao "junk mail".

Nemojte raspravljati o osobnim i povjerljivim podacima ili priložiti datoteke pacijenta u e-poruci. Upotrijebite brojeve računa pacijenta ili brojeve medicinskih zapisa kako biste savjetovali nekoga da pregleda račun. Vaše podatke treba tamo zabilježiti.

Etiquette e-pošte Pravilo # 4

Odgovorite na profesionalne e-poruke u roku od 24 sata, kada je to moguće. Ako vam to ne dade dovoljno vremena, barem odgovorite da ste primili poruku e-pošte i vratit ćete se što je prije moguće.

Nemojte odgovarati na neželjenu poštu ili zahtjeve za pretplatu / otkazivanje pretplate.

To će samo generirati više neželjene pošte koji će preplaviti poslovnu e-poštu.

Etiquette e-pošte Pravilo # 5

Držite emocije izvan e-pošte. Budite ljubazni i profesionalni. Znati tko može biti neformalan nakon što je prošlo dovoljno vremena za izgradnju te vrste odnosa.

Nemojte ništa reći u poruci e-pošte koju biste mogli požaliti kasnije. Budite oprezni prilikom slanja ili odgovaranja na e-poštu u ljutnji. Nikada nemojte napraviti osobne komentare o drugoj osobi, iznijeti komentare koji bi vrijeđali nekoga ili rekli ništa što ne biste rekli osobno.

Etiquette e-pošte pravila # 6

Čuvajte humor, šale i ironija na minimum. Namjere su često "izgubljene u prijevodu" u e-pošti, a ljudi ne mogu uvijek dobiti šalu.

Razmislite o tome iz perspektive primatelja.

Nemojte slati, prosljeđivati ​​ili odgovarati na lančana pisma. To je neprofesionalno ponašanje, a neki ljudi to vide kao junk mail. Ne zaboravite da svaki sadržaj koji šaljete treba odražavati sliku i razinu profesionalnosti koja se očekuje od vašeg medicinskog ureda.