5 važnih funkcija recepcije

Na recepciji liječničkog ureda može biti jako zauzet mjesto. Osoblje recepcije je neophodno za glatke operacije liječničkog ureda. Osoblje recepcije obično se sastoji od recepcionara i / ili medicinskih asistenata, a ovisno o veličini medicinske službe jedna osoba može biti oboje. Kliničke dužnosti, front desk je odgovoran za pet administrativnih dužnosti:

1. Pozdravljajući bolesnike
2. Odgovaranje i upravljanje telefonom
3. Zakazivanje sastanaka
4. Interoffice komunikacija
5. Vanjska korespondencija

1 -

Pozdravljanjem pacijenata

Pozdrav bolesnika nije samo o tome što kažete, nego o tome kako ste u interakciji s pacijentima. Na recepciji je odgovoran da pacijenti budu dobrodošli.

Front desk je prvi dojam kojeg pacijent prima prilikom pozivanja ili posjeta medicinskoj praksi. Važno je da recepcija donosi iznimnu uslugu korisnicima i predstavlja pozitivan prikaz medicinske prakse.

Evo drugih načina pozdravljanja pacijenata:

• Odgovara telefon dok održava uljudan, dosljedan način pomoću odgovarajućeg telefonskog etiketa
• Čuva prostor za prijem čist i organiziran
• Registrira nove pacijente i ažurira demografske podatke pacijenata prikupljanjem pacijentovih detaljnih informacija o bolesniku, uključujući osobne i financijske informacije
• Olakšava protok pacijenata obavještavanjem davatelja pacijenata o dolasku, svjesni kašnjenja i komuniciranju s pacijentima i kliničkim osobljem
• Odgovara pacijentima, potencijalnim pacijentima i pitanjima posjetitelja na pristojan način

2 -

Upravlja telefonom

Dok je odgovor na telefon na pristojan i dosljedan način je dio pozdravnih pacijenata, nije jedina dužnost telefonske odgovornosti front desk-a. Front desk ima odgovornost za primanje svih dolaznih poziva i postavljanje odlaznih poziva po potrebi.

• Dolazni pozivi: dolazni pozivi sastoje se od pacijentovih poziva, telemarketera, farmaceutskih ponavljanja, drugih liječnika i još mnogo toga. Prijemni stol mora koristiti odgovarajuću telefonsku etiketu prilikom upravljanja telefonima pomoću ovih komunikacijskih vještina: biti aktivni slušatelj, imati dobre načine telefoniranja, pozive na zaslonu, koristiti takt, postavljati pitanja i održavati povjerljivost.
• Odlazni pozivi: Ponekad se recepcija možda mora uputiti na odlazne pozive kako bi raspravljala o pacijentovom imenovanju, obavljala izvan imenovanja ili preporuke ili naručila zalihe. Kao predstavnik medicinskog ureda, jednako je važno koristiti i odgovarajuću telefonsku etiketu.

3 -

Zakazivanje imenovanja

Učinkovito planiranje je potrebno za izvrsno iskustvo pacijenta i glatki protok pacijenata. Većina medicinskih ureda koristi softver za raspoređivanje koji omogućuje zakazivanje obveza jednostavnim i jednostavnim. Međutim, recepcija mora biti u stanju ispuniti otkazivanje ili ne-emisije i postati učinkovita pri komuniciranju promjena u rasporedu pacijentima i liječnicima.

4 -

Interoffice komunikacija

Na recepciji liječničkog ureda nalik je komunikacijskom čvorištu. Većina interoffice komunikacija ide preko recepcije posebno kada uključuje bilo kakve administrativne poslove vezane uz pacijenta.

Da bi komunicirao najdjelotvornije, jasna i sažeta informacija ključna je. Bez obzira je li u dopisu, pisanoj komunikaciji, putem e-pošte unutarnjeg ureda, jedne na jednoj interakciji ili u grupnoj postavci, važno pridržavati se teme pri ruci, a ne odmaknute točke.

Neke osnovne vještine potrebne za učinkovitu međusobnu komunikaciju uključuju:

• Telefonska etiketa
• Služba za korisnike
• Osnovna riječ i excel programi
• Upravljanje vremenom
• Organizacijske vještine

5 -

Vanjska komunikacija

Vanjska komunikacija uključuje potencijalne komunikacije s dobavljačima, drugim liječničkim praksama, osiguravajućim društvima i drugim tvrtkama. To može zahtijevati izlazne telefonske pozive, upisivanje stručnih pisama, slanje faksova i slanje pisama.

Poznavanje uredskih postupaka koji se obično dobivaju iz certifikata ili stupnja asocijacije u poslovnom programu, uključujući administrativne procese i postupke, obrade zahtjeva, priprema tablica pacijenata i osnovnih računalnih vještina. Osnovne vještine administrativnog asistenta i sposobnost adekvatnog upravljanja uredskom opremom važni su za uspjeh u front officeu.