Osoblje recepcije obično je prvi kontakt s pacijentom u vašem uredu. Oni nisu samo odgovarali telefonu ili pozdravili pacijente. Oni su također odgovorni za raspoređivanje obveza i dobivanje demografskih podataka pacijenta. Moraju biti u stanju pratiti brzi ritam medicinskog ureda, kao i veliku pažnju posvetiti detaljima. Evo 8 odgovornosti osoblja recepcije.
1 -
Pozdravlja i pozdravlja ...Osoblje recepcije pozdravlja i pozdravlja sve pacijente i posjetitelje, osobno ili preko telefona. Kao što svi znaju, prvi dojmovi su trajni. Prva pojavljivanja koja Vaši klijenti dobivaju o vašoj medicinskoj praksi često su od vašeg uredskog osoblja što ih čini odlučujućim za uspjeh vaše organizacije. Pružanje kvalitetne njege i izvrsne službe za korisnike sprječit će gubitak prihoda za medicinsku službu zbog visoke razine zadovoljstva pacijenata.
2 -
Odgovara telefon ...zadržavajući pristojan i dosljedan način telefona pomoću odgovarajuće telefonske etikete. Dobar način telefoniranja jednostavan je zadatak. Da biste imali dobre načine telefoniranja, jednostavno znači biti profesionalni i tretirati druge na način na koji želite biti tretirani ako ste bili pozivatelji. Važno je da vaše medicinsko osoblje dosljedno ponudi pristojan, dosljedan način telefona. Kada pacijent nazove, način na koji osoblje recepcije obavlja telefonski poziv određuje način na koji se vaš objekt percipira.
3 -
Održava prostor za prijem ...čist i organiziran. Čuvanje vašeg medicinskog ureda nije samo o načinu na koji izgleda. Čisti medicinski ured je neophodan kako bi zaposleni i pacijenti bili sigurni i zdravi. Čuvanje medicinskog ureda bez klica je više nego samo o onome što je na površini; radi se o zdravom, sterilnom okruženju za sprečavanje zaraznih bolesti.
4 -
Registrira nove pacijente ...i ažurira postojeće demografske podatke pacijenata prikupljanjem pacijentovih detaljnih informacija o pacijentu, uključujući osobne i financijske informacije. Ciklus računa pacijenta potječe s početnim unosom demografskih podataka pacijenata koji uključuje demografske podatke pacijenata i informacije o osiguranju. Nevažeći podaci mogu odgoditi plaćanje.
5 -
Olakšava protok bolesnika ...obavještavajući pružatelja o dolasku pacijenata, svjesni kašnjenja i komuniciranju s pacijentima i kliničkim osobljem. Ako pacijenti vašeg liječničkog ureda nisu zadovoljni cijelim procesom, oni se možda neće vratiti. Pružanje kvalitetne njege i izvrsne službe za korisnike sprječit će gubitak prihoda za medicinsku službu zbog visoke razine zadovoljstva pacijenata. Pacijenti će se vrlo vjerojatno nastaviti vratiti sve dok su zadovoljni cijelim procesom.
6 -
Odgovara ...pacijentima, potencijalnim pacijentima i posjetiteljima na pristojan način. Tehnika naziva "aktivno slušanje" korisni je alat za osiguravanje razumijevanja. U ovoj tehnici, slušatelj će preformulirati informacije koje su čuli u svojim riječima. Ako su te informacije točne, zamjena je dovršena, ako ne i pošiljatelj informacija može ispraviti bilo kakve nesporazume u ovom trenutku. Ova razmjena traje samo malo više vremena i učinkovito je sredstvo za stvaranje odgovornosti jer svi koji su uključeni u razmjenu znaju da su očekivanja jasna i razumljiva.
7 -
Drži medicinski pribor za urede ...adekvatno opskrbljeni predviđanjem potreba inventara, postavljanjem narudžbi i praćenjem uredske opreme.
8 -
Štiti povjerljivost pacijenata ...osiguravajući da su zaštićeni zdravstveni podaci osigurani tako da ne napuste PHI na običnom mjestu i odjavljuju računalo prije nego što ga ostavite bez nadzora. Održavanje povjerljivosti bolesnika ne samo da pacijenti osjećaju sigurno oko liječenja u vašem medicinskom objektu, nego je i zakon. Svaka organizacija koja pristupa informacijama o zdravlju pacijenata smatra se pokrivenim entitetom i zakonom je dužna poštivati odredbe HIPAA-a ili se suočiti s građanskim i / ili kaznenim kaznenim djelima. Neophodno je da medicinski zapisi ostaju povjerljivi, a osobe koje nemaju odgovarajuće odobrenje ne mogu ih pristupiti. Objavljivanje o zaštiti zdravstvenih informacija (PHI) pacijenta bez njihovog odobrenja smatra se kršenjem pravila o privatnosti.